私が体験した受付・秘書の仕事内容。10年間働いたA.K（女性33歳）です

受付・秘書のお仕事を正社員として10年間働いてるA.K（女性33歳）です。受付は会社の顔です。常にそのことを意識して行動していないと、会社のイメージを損ねかねません。

10年間働きましたA.K（女性33歳）

A.Kさんが体験した受付・秘書の仕事内容

受付業務は、来社されたお客様の取次やお茶出し、応接室へのご案内が中心となっています。
その他、電話応対や郵便物受け取り、業者の方の対応などもしております。

お客様がお見えにならない時は、会議室の準備や書類の作成、整理といった事務業務をはじめ、備品の管理も行なっています。

秘書業務は、担当上司のスケジュール管理をはじめ、出張の際の宿泊手配やチケットの予約もしております。
また、出席した会議の議事録作成、訪問先への手土産の手配も重要な業務です。

その他、上司の代理で葬儀やレセプションへの出席をすることもあります。
お礼状作成やお中元、お歳暮の手配も重要な業務となっています。

上司の雑務全般を代わりにしております。

受付・秘書の仕事を１０年間続けてみて・・・

楽しかったことは、来社されるお客様にお褒めいただけることです。
最初にお会いするので、会社の印象ともなりかねないわけですから、笑顔と立ち居振る舞いには気をつけています。

それらをお褒めいただけることは、やはりうれしいですし、会社のイメージアップにもつながることなので、誇りに思っています。

また、秘書業務を通じて、気配り心配りの大切さを身を持って学ぶことができたので、日常生活においても十分役立っている点は、この仕事をやっていてよかったと思います。

苦しかったことは、入社当初、先輩の指導が厳しかったことです。

今となっては、全てが仕事に活きていますので厳しく指導していただいたことに感謝しておりますが、当時はついていくのに必死でした。

これから受付・秘書の仕事をやりたいと思っている方へ

受付は会社の顔です。
常にそのことを意識して行動していないと、会社のイメージを損ねかねません。

笑顔と立ち居振る舞いには十分気を付けてください。
にこにこして座っているだけで楽そうに見えるかもしれませんが、気配り、心配りができないと、お客様に失礼な対応になってしまいます。

一度お会いしたお客様のお名前、社名を覚えるのはもちろん、心地よく過ごしていただけるように配慮することも仕事のうちです。
秘書業務に関しては、上司の行動の先を読んでサポートすることが求められます。

どうしたらよいか、という問いかけをしながら行動する癖をつけていくと、相手の求めるものが何か徐々に見えてくると思います。
また、相手をよく見て、些細な変化を見落とさないようにすることもいい関係を築いていくポイントです。

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